คู่มือ Project Engineer สำหรับ TakeOverX
สรุปจากการเข้าใช้งานจริงในระบบ — ทุกหน้าจอ ทุกฟิลด์ และขั้นตอนในเอกสารนี้ ทดสอบด้วยบัญชี Project Engineer จริงบน TakeOverX ก่อนสรุปเป็นคู่มือ
ภาพรวมระบบ & งานของคุณในนั้น
TakeOverX คือระบบ ERP สำหรับบริษัทรับเหมา/ตกแต่งภายใน รวมทุกขั้นตอนของงานหนึ่งโครงการไว้ที่เดียว ตั้งแต่เสนอราคา คุมงบ เบิกจ่ายหน้างาน ไปจนถึงเรียกเก็บเงินและปิดงบกำไร ในฐานะ Project Engineer สิทธิ์ 6 อย่างที่คุณมีด้านบนคือขอบเขตงานของคุณ — เปิด/ปิดโครงการที่รับผิดชอบ, คุมกระแสเงินสดของโครงการ, และออกเอกสารขาย (ใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้) ได้ครบวงจรโดยไม่ต้องรอผู้บริหาร
คุมโครงการแบบเห็นเงินสด
ทุกโครงการมีการ์ดกำไรของตัวเอง เห็นมูลค่าสัญญาเทียบกับรายจ่ายจริงแบบเรียลไทม์ ไม่ต้องรอปิดงบสิ้นเดือน
VAT / WHT คำนวณให้อัตโนมัติ
กรอกแค่ยอดเงินที่จ่าย/รับจริง เปิดสวิตช์ VAT หรือเลือกอัตราหัก ณ ที่จ่าย ระบบแยกฐานภาษีให้เอง
คลังราคากลางบริษัท
ราคาวัสดุ+ค่าแรงที่เคยบันทึกไว้ ดึงมาใช้ซ้ำในใบเสนอราคาได้ทันที ไม่ต้องพิมพ์ราคาใหม่ทุกครั้ง
เอกสารขายครบวงจร
ทำใบเสนอราคา พิมพ์ PDF ส่งลูกค้า แล้วผูกกับงวดงาน (Milestone) เพื่อออกใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินตามจริง
ส่งคำขอให้ผู้บริหารได้ในตัว
รายจ่ายที่ต้องขออนุมัติหรือรอโอนเงิน ส่งเข้าคิว "คำขอโอนเงิน" ให้ผู้บริหารกดอนุมัติ/แนบสลิปได้เลย
รูปหน้างาน & เอกสารครบ
อัปโหลดรูปความคืบหน้าแบ่งตามรอบตรวจ พร้อมเอกสาร BOQ/สัญญา/แบบ เก็บรวมไว้ในโครงการเดียวกัน
ภาพรวม
โครงการ
หน้ารายละเอียดโครงการ
บันทึกรายรับ / รายจ่าย
ผู้ว่าจ้าง & ผู้รับจ้าง
คลังราคา
ใบเสนอราคา
ใบแจ้งหนี้
ภาษีและบัญชี / เอกสารและไฟล์ / ตั้งค่า
ภาษีและบัญชี
สรุปภาษีซื้อ-ขาย (VAT) และภาษีหัก ณ ที่จ่าย (WHT) จากทุกรายการที่บันทึกไว้ ใช้เตรียมยื่นภาษีประจำเดือน
เอกสารและไฟล์
รวมใบเสร็จ สลิปโอนเงิน และเอกสารโครงการทั้งหมดของบริษัทไว้ที่เดียว ค้นหาได้โดยไม่ต้องไล่เปิดทีละโครงการ
ตั้งค่า
ตั้งค่าโปรไฟล์บริษัท (ชื่อ/โลโก้/ที่อยู่/เลขผู้เสียภาษี) ที่จะพิมพ์บนใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ทุกฉบับ
Use Case: ได้งานเข้ามา ต้องทำอะไรก่อน-หลัง
ลำดับขั้นตอนจริงตั้งแต่รับงานจนปิดโครงการ ทดสอบเดินตามขั้นตอนนี้ทั้งหมดในระบบจริงแล้ว
เปิดโครงการใหม่
ไปที่หน้า "โครงการ" → กด สร้างโครงการ → กรอกชื่องาน, รหัสโครงการ, มูลค่าสัญญา, วันเริ่มงาน
ทำใบเสนอราคาให้ลูกค้า
สร้างใหม่ → ผูกกับโครงการที่เพิ่งเปิด → ดึงรายการจากคลังราคา → ดู PDF แล้วส่งให้ลูกค้าอนุมัติ
ลงหน้างาน บันทึกรายจ่ายทุกใบเสร็จ
ซื้อวัสดุ จ้างช่าง — บันทึกทันทีพร้อมแนบสลิป เลือกหมวดหมู่ให้ตรง ระบบคำนวณ VAT/WHT ให้เอง
เรียกเก็บเงินตามงวด
ถึงกำหนดงวดงาน → ออกใบแจ้งหนี้ผูกงวดงาน แล้วกด "บันทึกรับเงิน" ทันทีเมื่อเงินเข้าจริง
เช็คสุขภาพการเงินระหว่างทาง
ดูกำไรตามบัญชีเทียบกำไรที่รับเงินแล้วจริง และความคืบหน้าการเก็บเงินเป็นระยะ เพื่อจับสัญญาณ cash gap ก่อนบานปลาย
งานเสร็จ → ปิดโครงการ
กดปิดโครงการ บันทึกวันส่งมอบจริง — ทำเมื่องานเสร็จสมบูรณ์แล้วเท่านั้น เพราะมีผลต่อกำไร/ระยะเวลาที่บันทึกไว้ถาวร
เคล็ดลับที่ควรรู้
กำไรตามบัญชี ≠ กำไรที่รับเงินแล้วจริง เสมอ
กำไรตามบัญชีนับรายรับที่บันทึกไว้ทั้งหมด แม้ยังไม่ผูกงวดงาน/ยังไม่รับเงินจริง ส่วนกำไรที่รับเงินแล้วจริงนับเฉพาะที่ผูกงวดงานและรับเงินแล้วจริงเท่านั้น — ใช้ตัวหลังตัดสินใจเรื่องกระแสเงินสด
พิมพ์ชื่อผู้รับจ้างรายใหม่ได้เลย ไม่ต้องสร้างล่วงหน้า
ตอนบันทึกรายจ่าย พิมพ์ชื่อผู้รับเหมา/ร้านค้าที่ยังไม่เคยมีในระบบได้ตรงๆ ระบบจะเพิ่มเข้าในรายชื่อผู้รับจ้างให้อัตโนมัติ
ล็อกอินครั้งแรกต้องเปลี่ยนรหัสผ่านเสมอ
บัญชีใหม่ทุกบัญชีจะถูกบังคับให้ตั้งรหัสผ่านใหม่ในการเข้าสู่ระบบครั้งแรก เป็นมาตรการความปลอดภัยของบริษัท ไม่ใช่ข้อผิดพลาด
ไอคอน (i) มีอยู่แทบทุกฟิลด์ที่ซับซ้อน
เจอฟิลด์ที่ไม่แน่ใจ (VAT, WHT, เงินประกันผลงาน, ปิดโครงการ ฯลฯ) ให้เอาเมาส์ไปวางที่ไอคอนสีเทาข้างๆ ก่อนถามเพื่อนร่วมงาน